En primer lloc, convé esbrinar en quines condicions neixen les noves idees i com funciona el procés creatiu des del punt de vista del treball del cervell humà. És important entendre que la creativitat no és un regal, sinó una habilitat que es pot desenvolupar. No és l’hemisferi dret qui en és responsable, com es creu habitualment, sinó que tot el cervell, per tant, l’entorn de treball hauria de suportar tota la cadena del procés de pensament i no alguna part separada.
Hi ha 4 etapes del procés creatiu: preparació (recopilació d’informació i obtenció de nous coneixements), pesatge (formació de connexions entre el coneixement actual i la informació nova), coneixement (l’aparició d’una nova idea) i verificació (prova de la idea en altres persones).
Aquest procés és cíclic, és a dir, com a resultat de la verificació, rebem comentaris, basant-nos en això generem idees noves i les avaluem fins que aquestes idees es formin i es comprovin completament. Sense passar el temps adequat en cadascuna d’aquestes etapes, no tindrem una idea creativa que funcioni.
Amb el pas del temps, aquest procés flueix de manera més natural, sobretot a mesura que millorem els nostres coneixements i habilitats, seguim els hàbits de treball adequats i entenem com combinar idees noves i seleccionar-ne les millors. Val a dir que les persones amb un ampli coneixement sobre diversos temes tenen més probabilitats de tenir noves idees. A través de la seva curiositat, desenvolupen una obertura a noves experiències, que està estretament relacionada amb la creativitat. La seva comprensió profunda de diversos temes proporciona més "matèries primeres" per a noves connexions entre el coneixement, que condueixen a noves idees.
Pensament convergent i divergent
Hi ha 2 tipus de pensament: convergents i divergents. El primer s’encarrega de trobar una resposta directa a una pregunta específica, que requereix el coneixement de fets i mètodes apresos prèviament. I el pensament divergent és el procés creatiu d’arribar a una solució, crear idees noves.
El pensament convergent és responsable de dues etapes del procés creatiu: la verificació i la preparació. En aquest moment, assimilem informació nova, de manera que la capacitat d’enfocament és molt important per a aquest tipus de pensament. Quan l’entorn comporta moltes distraccions, hem de dedicar més esforç cognitiu a controlar la nostra atenció i, tenint en compte els nostres recursos cognitius limitats, hi hauria d’haver zones properes al lloc de treball per descansar i recuperar-se.
Les distraccions també poden ser internes quan les nostres pròpies emocions s’interposen. Els experiments demostren que, en excitar-se o estressar-se excessivament, la productivitat es redueix significativament quan es realitzen tasques urgents que requereixen concentració. Al mateix temps, l’absència d’emocions en general, és a dir, l’avorriment, també afecta negativament la productivitat, ja que en aquest estat no podem mantenir la nostra atenció durant molt de temps. Per exemple, durant les reunions, els nostres pensaments sovint van per un altre camí, si el tema no és interessant. Per tant, per al treball de concentració, és important que les tasques siguin divertides i desafiadores, però alhora factibles.
En canvi, per a tasques que impliquen un pensament divergent, els estímuls externs poden ser útils. Les etapes del pesatge i la visió estan menys enfocades i, com més dirigim la nostra atenció a diferents coses, més probable és que aparegui una nova connexió al nostre cap, formant una idea nova. És a dir, el pensament divergent requereix zones amb un nivell mínim de privadesa, un disseny brillant, vistes obertes des de la finestra i objectes d’inspiració que ajuden a estimular la imaginació i es distreuen més sovint, malgrat que això pugui semblar contraproduent.
Els estrategs del grup Haworth Ideation assenyalen que l’avorriment que s’interposa en el treball normal i centrat pot generar noves idees. Els estudis demostren que quan estem més relaxats, pensant en alguna cosa distret o dedicat a activitats rutinàries, el nostre cervell de fons considera diverses opcions per resoldre problemes i busca les connexions adequades, formant noves idees. Per tant, la visió sovint arriba de sobte quan fem alguna cosa inconscientment, per exemple, estem conduint en transport públic o caminant pel carrer.
En entendre aquest procés, moltes empreses creen llocs especials en què es podia distreure la gent de la feina i canviar breument d’activitats, de manera que el cervell treballava en noves idees en aquest moment. Per exemple, pot ser una zona de jocs o un gimnàs. Conèixer les preferències dels vostres empleats facilita la creació de l’espai adequat per a ells; en cas contrari, hi haurà risc de solucions que ningú utilitzarà.
Malauradament, no sempre es té en compte la necessitat de crear diverses zones, i sovint preval el mateix tipus de disseny a les oficines: es tracta d’un espai completament obert del tipus open space o bé d’un sistema d’armaris amb barreres elevades. Per crear un entorn propici per a la innovació, és necessari mantenir un equilibri entre espais oberts i tancats, així com esforçar-se per una àmplia gamma d’àrees funcionals perquè cada empleat pugui trobar el lloc òptim per si mateixos on poder reposar energia, reflexionar sobre una tasca o fer distraccions per inspirar-se …
Quan l’oficina té zones per al pensament convergent i divergent, els empleats poden passar per totes les etapes del procés creatiu, alternant alternativament entre aquests modes. Els experts de Haworth Ideation Group argumenten que cada persona té una freqüència de commutació diferent i depèn de diversos paràmetres: el grau de concentració, el temps que necessita per descansar i recuperar energia, la quantitat de coneixement que ja té, la necessitat de coneixements addicionals i fases actuals del procés creatiu.
Segons la investigació, el 10% dels empleats més productius, de mitjana, prenen un descans de 15 minuts després de cada hora de treball centrat. El canvi entre modes es pot produir amb freqüències diferents, de vegades tan ràpidament que ja no és possible determinar en quin mode es troba una persona. Absorbim informació, presentem idees noves i les perfeccionem immediatament, i tot això sense aplicar esforços addicionals. En aquest estat, estem tan concentrats com sigui possible, mentre que els esforços cognitius no es destinen a mantenir la concentració, sinó que es dediquen a trobar noves idees i solucions. Per tant, participem al mateix temps en pensaments convergents i divergents. Al mateix temps, perdem la noció del temps, però assolim el màxim nivell de productivitat. Aquest estat, anomenat “flux”, no és fàcil d’accedir, però amb les habilitats, l’actitud i la motivació adequades i un entorn de treball adequat que admeti totes les condicions i tipus d’activitats necessàries, és molt més fàcil d’aconseguir.
Treball en equip
Per complementar les nostres idees i comprovar-ne la utilitat i l’originalitat, hem d’interactuar amb altres persones. És a dir, el procés creatiu afecta no només el treball individual, sinó també en equip, durant el qual s’intercanvia coneixement.
Per tal que el treball creatiu en equip tingui èxit, tots els participants en el procés s’han de conèixer bé, tenir experiència comunicativa, records comuns i una història de relacions. Una comunicació interpersonal més oberta i bones relacions entre col·legues afavoreixen una expressió fàcil i franca de pensaments i idees. Els empleats no tenen por de discutir i avaluar amb veracitat les propostes, així com de sentir crítiques a canvi.
La comunicació confidencial es pot veure obstaculitzada per la cultura organitzativa d’una empresa en què es condemnen i es castiguen els errors. En aquest cas, la gent no s’atreveix a assumir responsabilitats i a prendre la iniciativa. Quan es valoren les noves idees en una empresa i els errors es consideren experiències gratificants després del fracàs, els empleats no tenen por de dir coses que d’una altra manera no haurien expressat.
Per tant, crear un entorn creatiu eficaç requereix no només àrees de treball en equip, on es puguin resoldre tasques funcionals, sinó també espais socials que promoguin la comunicació informal i millorin l’esperit d’equip a l’empresa.
A més, segons un estudi de Haworth Ideation Group, la creativitat dels empleats és més alta en aquelles empreses o departaments en què la jerarquia és menys pronunciada. És a dir, per al desenvolupament eficaç d’innovacions, s’ha d’esforçar per crear petits equips i grups de treball amb una estructura de gestió horitzontal que interactuïn entre ells dins de l’organització, així com amb agents externs, com a resultat dels quals hi hagi més interaccions i connexions entre objectes de coneixement.
Organització d’espais per al procés creatiu
Quan creeu zones per treballar en concentració, no només heu de garantir una privadesa total o parcial, sinó que també heu de proporcionar a l’usuari l’oportunitat de personalitzar el lloc per a si mateixos i les seves preferències laborals per tal de maximitzar l’ús de recursos cognitius. Per fer-ho, fixeu-vos en els quatre punts següents.
Esgrima. Protecció contra les distraccions que interfereixen amb el focus, incloses les barreres visuals (parets, particions), avisos d'informació (no molesteu els senyals) o barreres acústiques (auriculars o distància suficient d'una font de soroll).
Accés a la informació. Proporcionar espai amb materials digitals i físics (llibres, revistes, objectes de disseny) perquè els empleats rebin nova informació o actualitzin el coneixement existent.
Visualització. Nombre suficient de superfícies per a la visualització d'informació, registres, argumentació i comunicació visual.
Comunicacions. Comunicació mitjançant solucions multimèdia o interacció personal amb altres companys per intercanviar opinions sobre un tema específic.
Tenint en compte aquests atributs, l'usuari podrà triar quines eines utilitzar i com fer-ho. Per exemple, l'accés a la informació és més important per al treball individual, mentre que la visualització s'utilitza més sovint per a debats en grup.
L’espai de descans i reposició hauria de proporcionar als empleats la possibilitat de triar el lloc i el temps. Algunes persones prefereixen descansos curts per distreure’s ràpidament, fer un descans i tornar a la tasca, d’altres necessiten més temps per recuperar-se, cosa que requereix zones separades per al descans individual o grupal. L'organització d'aquestes zones depèn dels mètodes de "recàrrega" dels empleats que triïn i del temps que necessiten per fer-ho. Tenint en compte les diferents característiques individuals dels empleats, cal proporcionar una àmplia gamma d’àrees d’esbarjo i regeneració perquè cada empleat trobi el lloc més còmode per a ell.
El control de l’espai per part de l’usuari a les zones de descans és molt menys important que a les zones de treball concentrades. Però, al mateix temps, cal proporcionar-los eines bàsiques de visualització i comunicació, per exemple, Wi-Fi i pissarra, per si hi ha alguna idea nova que vulgueu compartir.
Per no carregar els recursos cognitius dels empleats, que es dirigeixen millor al procés creatiu, la navegació a l’espai ha de ser senzilla i intuïtiva. Això no només s'aplica a llocs de treball o oci concentrats, sinó a tota l'oficina en general. Per fer-ho, cada zona es ressalta amb un color especial, inscripció, gràfics i elements arquitectònics. A més, els empleats han d’entendre immediatament el propòsit d’un espai concret i quin tipus d’activitat és millor realitzar-hi. Això us permetrà no deixar-vos distreure per pensaments innecessaris o per una llarga recerca d’una zona adequada, però dirigirà immediatament els vostres esforços cognitius en una direcció constructiva.
Per tant, crear un entorn d’oficina per a un treball creatiu eficaç no només consisteix a desenvolupar un interior creatiu i inspirador. Es tracta d’un procés complex, com a conseqüència del qual, és necessari proporcionar el nombre requerit d’àrees funcionals diferents amb diferents nivells de privadesa i confort acústic per al treball individual i en grup, així com diversos llocs de regeneració i col·lectius. recreació, contribuint a l’augment de l’esperit d’equip de l’empresa.
