Durant l'última dècada, el domini dels espais oberts a les oficines modernes s'ha tornat més acusat, desplaçant altres tipus d'organització espacial. Tot i que l’espai obert millora les interaccions dels empleats i redueix els costos immobiliaris, també dificulta la concentració i la concentració en el treball, cosa que afecta negativament la productivitat i, en última instància, pot superar els beneficis.
Per descomptat, pràcticament qualsevol oficina hauria de disposar d’àrees de comunicació obertes que augmentessin la freqüència i l’eficiència de les interaccions dels empleats i augmentessin la probabilitat d’innovació. Tanmateix, aquestes zones creen interferències visuals i de soroll en espais oberts que interfereixen amb la concentració, i el treball que requereix concentració és tan important com el treball en equip. Per tant, val la pena esbrinar què afecta exactament la concentració, com es pot evitar perdre-la i també com combinar de manera competent zones obertes amb zones per a un treball centrat.
Tothom sap sobre el problema del soroll i la pèrdua de concentració en espais oberts, però, malauradament, pocs estan seriosament preocupats per aquest tema. Potser perquè el so no es pot veure, subestimem la seva importància. Per exemple, si es produïa una fuita a l'oficina, encara que no fos molt greu, el personal responsable començaria immediatament a solucionar-la. Les "fuites" sonores poden ser tan perjudicials per al treball d'oficina, però per alguna raó ignorem fàcilment aquest problema, a diferència d'una catifa mullada.
Segons Haworth Research Center, de mitjana, els empleats perden el 28% del seu temps de treball a causa de les distraccions a l'oficina. Com a resultat, han d’iniciar la jornada laboral abans o quedar-se tard per completar totes les tasques que requereixen silenci i concentració. Aquest problema és lluny de ser nou. Els treballadors d’oficines sovint necessiten llocs per retirar-se i centrar-se i, malauradament, aquest factor és el que menys es té en compte en els espais de treball oberts. Segons les estadístiques de l’estudi, més de la meitat de tots els empleats creuen que és difícil concentrar-se a la seva oficina, motiu pel qual perden molt de temps.
A més del desordre visual i la contaminació acústica que han d’afrontar els empleats a les oficines de planta oberta, es veuen bombardejats de distraccions com ara correus electrònics, telèfons intel·ligents i missatges emergents. Un excés d'informació de comunicacions mòbils i Internet contínues els "paralitza", deixant menys temps per centrar-se en el seu treball i la resolució de problemes no estàndard. El cervell humà funciona de la mateixa manera que fa mil anys, però ara disposem de totes aquestes tecnologies i la nostra biologia no ha seguit el ritme del seu desenvolupament. La sobrecàrrega d'informació es va convertir ràpidament en una tendència negativa important al mercat de capital humà.
Pèrdua de concentració
Mentre treballa en una tasca, una persona pot concentrar-se de manera que només percebi la informació que considera important, ignorant tota la resta. Aquesta és una increïble capacitat del cervell humà. Tanmateix, quan es produeixen múltiples distraccions, l'atenció sovint passa de la tasca actual a la menys important.
És important tenir en compte que les distraccions es poden dividir en dos tipus: intern i extern. I segons l’estudi, els empleats triguen una mitjana de 23 minuts a tornar a centrar-se i tornar a la feina interromputs per distraccions externes. Curiosament, en fer-ho, se centren en almenys dues tasques abans de tornar a la que feien abans.
Els factors interns són, per regla general, pensaments o experiències personals que no estan directament relacionats amb la feina, per exemple, què cal menjar per dinar o quines coses queden per al vespre. Tornar a la feina, distret per factors interns, com va resultar, és una mica més difícil i triga uns 30-35 minuts. Per tant, invertim força esforç cognitiu controlant els nostres propis pensaments que ens distreuen. Per tant, és tan important minimitzar l’efecte dels factors externs; al cap i a la fi, com més esforç es necessita per fer front a factors externs, més sovint es distreu una persona i es perdrà més temps.
Com més multitarea, menor serà l’eficiència
El cervell humà no és capaç de processar informació de la mateixa manera que un ordinador, que pot realitzar diversos processos al mateix temps. La gent sol estar més en una seqüència d’accions. Quan intentem realitzar dues o més tasques, sovint ens sentim com si ho estiguéssim fent alhora. En realitat, canviant de tasca, perdem molt de temps i, com més temps es completen, més perdem concentració i cometem més errors. Molts fins i tot es refereixen a la multitarea com una altra forma de distracció, ja que múltiples tasques tendeixen a distreure l'atenció entre elles.
Per exemple, tenim la tasca d’omplir diversos gots d’una ampolla d’aigua. No podem omplir-los al mateix temps, de manera que els omplim completament d’un en un, o de mica en mica, tornant als gots buits una i altra vegada. En el primer cas, òbviament, ens enfrontarem més ràpidament i amb més eficiència, mentre que en el segon cas el procés trigarà més, mentre podrem abocar més aigua passant els gots. I com més gots, més durarà aquest procés, i més aigua vessarem.
La tecnologia pot ser especialment difícil quan es fa la multitarea, ja que, amb totes les distraccions, estem en un estat de preparació per distreure’s i la majoria de la gent simplement no maneja bé la multitarea. Per tant, en centrar-nos en una activitat, treballem de manera més productiva. Especialment en l’estat de “flux”.
Accediu al corrent
Flow és un concepte de psicologia desenvolupat pel psicòleg hongarès Mihai Csikszentmihalyi als anys setanta. Aquest terme fa referència a un estat mental en què una persona està plenament implicada en una determinada activitat, motivada, plena d’energia i sovint perd la noció del temps. D’aquesta manera treballa no només de manera més productiva, sinó també més creativa.
Les distraccions externes poden interferir amb el focus, però tenen poc o cap efecte en aquelles que es troben en l’estat de “flux”. Per exemple, la música a l'oficina pot ser percebuda com una distracció per part d'un i gairebé desapercebuda per un altre, tot i que tots dos se centren en la mateixa tasca. Això pot significar que el segon ja ha entrat en l'estat de "flux", mentre que l'altre només intenta fer-ho, però hi intervenen factors externs.
D’altra banda, els estímuls externs no han de ser distraccions, sinó que, al contrari, poden ser útils per fer la feina. De vegades és necessari comprendre i avaluar la situació externa i l’entorn. Aquesta consciència situacional pot ser útil per a determinades activitats. Per exemple, quan condueix, una persona està concentrada, mentre que necessita avaluar diversos factors situacionals: la carretera, els semàfors i altres usuaris de la carretera.
El treball productiu d’oficina requereix tant la consciència de la situació com l’entrada a un estat “fluït”. Malauradament, és impossible estar als dos estats alhora, per tant, tenint en compte les tasques actuals, les circumstàncies i els factors interns i externs, els empleats han de canviar entre ells. I l’oficina hauria de donar suport al treball en cadascun d’aquests estats.
Disseny d’espai de treball de concentració
Les distraccions no desapareixeran, però l'espai d'oficines hauria de mantenir la feina enfocada en lloc de crear noves barreres per aconseguir un estat "fluït".
Les necessitats laborals dels empleats canvien al llarg del dia en funció de la tasca. Per exemple, primer heu d’ordenar el correu, fer diverses trucades, després preparar-vos per a una reunió, discutir tasques amb els companys i després preparar una oferta comercial. Només amb un enfocament integrat al disseny es pot crear un espai adequat per a totes les activitats enumerades.
Aquest enfocament holístic per organitzar l’espai d’oficines comprèn cinc principis: diversitat, elecció, control, reconeixement i reposició.
Diversitat. No trieu entre àrees obertes i privades, heu de proporcionar als dos empleats i també donar-los l'oportunitat de triar l'espai adequat per a cada tasca. El treball que requereix concentració es pot realitzar en qualsevol àrea: algú es troba més còmode en un espai obert al so d’un brunzit d’oficina, mentre que algú necessita un silenci complet en un lloc apartat. El més important és que ambdós tipus d’espai es presenten a l’oficina.
Elecció. Confieu en els vostres empleats per triar on, com i quan fan la seva feina. I ells mateixos podran trobar les condicions en què seran més productius.
El control. Donar als empleats el control del seu lloc de treball. Si ho decidiu tot per ells, hi haurà una alta probabilitat d’equivocar-vos amb les seves preferències. Per exemple, en decidir eliminar la interferència de soroll entre els empleats i aïllar-los de les zones comunes, les empreses poden degradar significativament la interacció dels companys. En lloc d’això, doneu als empleats la possibilitat de regular la privadesa del lloc de treball, la freqüència d’interacció amb els companys, així com el conjunt d’accessoris, el nivell de llum, la temperatura, etc. La pròpia comprensió que poden controlar el seu espai de treball pot compensar alguns dels efectes negatius de les distraccions.
Reconeixement. Arribar del punt A al punt B i al punt C hauria de ser fàcil. Els dissenys clars i senzills permeten a la gent navegar ràpidament per l’espai i evitar situacions incòmodes i perdre el temps. Un disseny realment entenedor permet a un empleat imaginar mentalment un mapa de l’oficina, trobar-hi companys i entendre intuïtivament el propòsit de cada zona. Quan delimiteu clarament les àrees funcionals, no sobrecarregueu els processos cognitius dels empleats amb pensaments innecessaris i immediatament estan preparats per dirigir la seva energia a la realització de tasques en lloc d’intentar navegar per l’espai.
Reposició de forces. Doneu temps i espai als empleats per fer pauses. Quan ens concentrem en la feina durant molt de temps, es gasta molta energia i el cos es cansa més ràpidament. El nostre cervell fa coses realment sorprenents, ja que ens permet concentrar-nos en alguna cosa durant molt de temps sense prestar atenció a les distraccions. Per tant, és senzill "recarregar" després d'aquesta activitat. Una opció per recarregar l’energia és gaudir de la vista des de la finestra mentre es fa un petit descans del treball i qualsevol empresa hauria de proporcionar aquesta oportunitat. També podeu fer breus descansos durant tot el dia per prendre un aperitiu o xerrar amb companys de feina en zones informals. Un o dos descansos més llargs, com anar al gimnàs o caminar fora de l’oficina, poden proporcionar l’energia necessària per a una sessió de treball més llarga. És important proporcionar als empleats aquestes opcions perquè sempre tinguin energia per treballar en concentració.
El problema de la concentració a les oficines russes
Denis Chernichkin, director de Haworth Business Interiors, va fer els seus comentaris sobre aquest estudi i els va correlacionar amb les realitats russes.
“El problema de la concentració en espais oberts a Rússia no és menys urgent que a Occident. Fins i tot diria que el tema és encara més agut. El cas és que, per exemple, les empreses nord-americanes, en la seva major part, es mouen amb molta cura cap a l’espai obert i l’utilitzen només per a divisions o zones específiques. A les oficines russes, aquesta transició s’ha tornat més aguda i directa, sense tenir en compte les particularitats de les activitats dels empleats i els seus estils de treball. A més, sovint en nombroses files de "bancs" monòtons pràcticament no hi ha delimitacions ni barreres acústiques. Per què el soroll i altres distraccions arriben a nivells crítics. Això ho confirma la nostra investigació sobre la ideació a les oficines russes, com a resultat de la qual cosa rebem una confirmació constant que en gairebé totes les empreses la principal queixa dels empleats és la manca de privadesa i la incapacitat de concentració.
Per tal que els empleats es puguin centrar en les seves tasques, l’espai de treball hauria de proporcionar àrees clarament definides per al treball en equip, individual i centrat. Aquestes zones no haurien de competir, sinó que es complementarien. Una major varietat i disponibilitat d’aquest o aquell espai permet als empleats utilitzar l’entorn més adequat per a la tasca actual i els permet no distreure els veïns, així com alleuja l’avorrida monotonia de repetir files d’espais oberts, millorant el confort acústic.
I, per descomptat, és extremadament important formar els empleats sobre l’ús correcte de l’espai. Cal implicar la gent en el procés de canvi des del principi, ja que és molt més fàcil implementar les idees rebudes a través de la comunicació amb els companys i no imposar-ne d’altres. Les empreses han de reforçar el nou comportament mitjançant una estratègia de canvi, una comunicació i una formació ben articulades. En aquest cas, no es trobaran amb la resistència dels empleats i l'eficàcia de les innovacions serà el més alta possible . Basat en Haworth Research
