Darrerament, els conceptes de treball àgil i basat en l’activitat guanyen cada vegada més popularitat i moltes empreses ja es plantegen la possibilitat d’implementar-les a la seva oficina, però experimenten certes dificultats. La direcció sovint no pot fer aquests canvis, per por d’afrontar la insatisfacció dels empleats i disminuir la seva productivitat.
Denis Chernichkin, director de Haworth Business Interiors, ens va explicar per què un canvi en el concepte d’interior d’oficina pot afectar negativament la feina de l’empresa i què s’ha de tenir en compte per organitzar l’espai de la manera més eficaç possible.
Quines són les principals dificultats per implementar projectes com el treball àgil i basat en activitats?
- Les oficines implementades segons aquests conceptes, en primer lloc, pressuposen la presència de moltes àrees funcionals diferents que un empleat pot escollir segons el seu criteri, en funció de la tasca específica i del tipus d’activitat. Aquesta diversitat proporciona tanta llibertat d’acció a l’hora de planificar una oficina que les persones responsables d’aquesta ocasió no tenen ni idea de per on començar, en què centrar-se o no decideixen gens els canvis significatius i, si ho fan, no poden formular tasca i expliqueu als arquitectes quin resultat s’ha d’assolir. Normalment, les formulacions són massa abstractes, basades en sentiments i tendències en lloc de fets i estadístiques concretes. Aquests desitjos estan lluny de ser una tasca tècnica significativa, estructurada i d’alta qualitat, que reflecteixi els requisits per a un espai eficient avui i a una distància de tres a cinc anys per a una empresa en particular. El resultat pot resultar inadequat a les expectatives del client.
Sovint, les empreses, que no entenen què volen obtenir exactament, comencen a copiar les idees de les oficines existents sense adaptar-se a les seves pròpies necessitats i implementar-les en un espai completament diferent, en diferents condicions, en altres equips que fonamentalment no estan preparats per acceptar-les conceptes. Com a resultat, això comporta una disminució significativa de la productivitat.
Tot i que aquestes dificultats són més inherents a la transició als conceptes de treball àgil i basat en l’activitat, poden sorgir en la creació de qualsevol espai. Per descomptat, és més fàcil crear una oficina estàndard “d’espai obert”, on sovint s’utilitzen solucions del mateix tipus, però també apareixen dificultats a l’hora de formular els requisits d’un espai efectiu.
Com es defineix l’espai d’oficines efectiu?
- Aquest és un espai que reuneix les persones i on és més productiu i eficient. Aquest és l’entorn on els equips de treball o especialistes poden maximitzar el seu potencial quan l’espai circumdant no els dificulta, sinó que ajuda. I com que cada equip i cada especialista tenen característiques individuals, l’espai eficaç és únic per a cada organització individual. No hi ha un escenari únic ni una resposta correcta, perquè depèn molt dels objectius de l’empresa. Per a alguns, de moment, és important reduir els costos, reduir els metres quadrats per persona, per a altres - crear un nou producte o portar una nova tecnologia al mercat, per a algú - per augmentar la satisfacció del client i la qualitat del servei. De vegades, aquestes tasques estan en conflicte. Per tant, cada empresa ha de determinar quins són els seus objectius, els criteris d’èxit i com aconseguir-ho, i com l’espai pot ajudar a complir aquestes tasques.
Suggeriria començar identificant un paràmetre molt important: la cultura organitzativa. És ella qui distingeix les empreses entre elles. Aquesta és una característica extremadament important que sovint es menysté al nostre mercat, tot i que la seva importància ha estat reconeguda durant molt de temps al món. Conèixer i comprendre la cultura de la vostra empresa facilita la determinació de l’espai que necessita.
Com es pot relacionar la cultura amb l’espai?
- La cultura afecta literalment tots els aspectes de les activitats d'una organització, inclosos la gestió, els processos empresarials, els productes creats, l'atracció i la retenció dels empleats, el sistema de presa de decisions, la reputació i molt més. Construeix una sensació de seguretat, compromís amb l’empresa i influeix en la satisfacció i la productivitat dels empleats. Per tant, sovint es considera un actiu de ple dret i molt important de l’organització.
Normalment, la cultura en una empresa s’associa amb coses formals, com ara valors corporatius, normes de treball, codis de conducta, els anomenats factors visibles. Però també hi ha factors invisibles que determinen les regles i els hàbits no expressats de les persones. En aquesta àrea, l’espai de treball també té un paper important, incloent solucions d’arquitectura, interiors i mobles. És a dir, l’espai de treball és una part important de la cultura organitzativa i ha de correspondre-hi. És com una peça d’un trencaclosques extreta d’un altre conjunt; no només no s’adaptarà als elements veïns, sinó que arruïnarà tota la imatge. Passa el mateix amb l’espai. En molts aspectes, dóna forma a la forma en què treballa un empleat, de manera que si l’espai no s’adapta a la cultura actual, la gent treballarà en contra dels valors de l’empresa.
Resulta que si traslladeu un empleat d’una oficina a una altra que és notablement diferent de l’anterior, treballarà de manera diferent?
- Certament. Per descomptat, aquest canvi no sempre serà tan cridaner, però el punt és que el tipus d’espai, les funcions disponibles i la cultura organitzativa en general determinen com una persona s’enfoca en les tasques, interactua amb els companys i pren decisions. Al cap i a la fi, encara que normalment no hi pensem, la influència de la cultura en el nostre comportament és realment gran. Val la pena canviar de lloc i, ja inconscientment, ens comportem de manera diferent.
M'agrada la dita de Winston Churchill: "Primer definim la forma dels nostres edificis i després els nostres edificis determinen la forma del nostre comportament". I de fet ho és. Agafeu, per exemple, el comportament de la gent fora de l’oficina, en un restaurant car i en un pub habitual. En el primer cas, intentem coincidir amb el nivell: un estil formal de vestir, un to tranquil, sovint una conversa sobre temes intel·lectuals. Però imaginem que som en un pub: el nostre comportament serà més lliure i informal. El mateix passa a les oficines: l'espai afecta directament el comportament i l'estil de treball dels empleats.
I si als empleats no els agrada l’espai on treballen? Com els afectarà això?
- Aquesta és una pregunta extremadament important. La insatisfacció dels empleats amb l’espai d’oficines, on, per exemple, és impossible trobar una àrea funcional còmoda i adequada per a una tasca específica, o hi hagi moltes molestes distraccions, crea un efecte negatiu significatiu. Però, per desgràcia, els empleats no poden canviar l’espai existent pel seu compte. Aquesta autoritat recau sobre els professionals responsables de la creació de l’interior de l’oficina, que han de tenir en compte les característiques culturals de l’organització per tal de crear un entorn més còmode. A més, a causa dels diferents tipus d'activitats dels departaments d'una organització, hi ha les anomenades subcultures, que també s'han de tenir en compte a l'hora de dissenyar-les.
Tots sabem que l’arquitectura de diferents països i ciutats és diferent entre si, reflecteix característiques culturals i crea una atmosfera única. A l'oficina, tot és igual: el disseny i l'arquitectura de l'espai d'oficines han de reflectir la individualitat de l'organització i les seves divisions.
Com podeu definir la vostra cultura organitzativa i entendre quin espai s’adapta millor a ella?
- En realitat és bastant senzill. Hi ha una classificació basada en 25 anys d'investigació dels professors de la Universitat de Michigan, Cameron i Quinn, anomenada "Valors competitius". Els científics han identificat quatre valors dominants a les empreses: cooperació, rivalitat, creació i control. Cada valor s’associa a un conjunt de característiques de l’espai de treball que maximitza el seu suport. Per cert, aquest model va ser reconegut per molts experts com a molt eficaç i va entrar entre les 50 millors eines comercials de la història segons la classificació del Financial Times.
Per exemple, fem una ullada a les empreses on domina el valor de control. Per a aquestes organitzacions, la clau és fer la feina "bé". Es caracteritzen per una estructura organitzativa clara, una jerarquia, un control estricte, una gran quantitat de protocols i procediments i una interacció formal dels empleats. Sovint es tracta de grans corporacions burocràtiques i agències governamentals, així com de departaments financers i jurídics. L'espai en aquest cas s'ha de caracteritzar per una disposició ordenada i comprensible dels llocs de treball, mantenir la jerarquia i l'estat, estar equipat amb particions altes i zones especialment designades per a la interacció, més aviat, sales de reunions separades. Els llocs de treball solen estar aïllats, dividits rígidament en departaments molt propers al cap, sovint s’utilitzen colors conservadors a l’interior.
Com a comparació, prenem el valor contrari "Creació". Les empreses dominades per aquest valor es caracteritzen pel desig de fer primer un producte o servei, se centren en la innovació, en el pensament immediat, en el desig de convertir-se en líder a través de nous desenvolupaments i una sortida més ràpida al mercat de una oferta única. Aquest tipus sovint s’associa amb empreses de TI i agències de màrqueting creatiu, però, de fet, gairebé qualsevol empresa que crea el seu propi producte té aquest valor, sobretot si es troba en una posició de lideratge en la seva indústria. Per a aquestes empreses, és extremadament important poder mantenir discussions en grup, pluja d’idees, reunions i compartir les seves idees de manera informal amb els companys en qualsevol moment. Per tant, aquest tipus d’organització requereix molts llocs diferents per al treball centrat individualment, així com per a la interacció col·lectiva i reunions espontànies, grans superfícies per a la visualització d’informació, espais més amplis amb una bona perspectiva, ja que afavoreix la imaginació, més complexos i disseny orgànic, manca d’uniformitat en el disseny i la repetició, solucions d’interior inspiradores, menys restriccions i més llibertat i moltes àrees diferents per a la creativitat amb una bona acústica, perquè el procés creatiu es destrueix molt fàcilment.
Però el més important a recordar és que cada empresa sempre combina els quatre valors. Com a regla general, dos d’ells dominen, però, en qualsevol cas, la cultura organitzativa de cada empresa és una combinació única de tots aquests valors, presents en certes proporcions. Per tant, no podreu trobar empreses amb la mateixa cultura. Coneixent la vostra pròpia cultura organitzativa, entenent l’equilibri dels valors clau, podeu tenir una idea clara de l’espai necessari per a cada departament específic i per a la companyia en general.
Com es pot identificar exactament la cultura d'una empresa?
- Es requereix un enfocament científic integral per a un diagnòstic clar de la cultura organitzativa de l’empresa i les seves divisions. A HAWORTH tenim la nostra pròpia metodologia patentada CultureLENS ™ per fer aquest tipus de recerca. Gràcies a la tecnologia informàtica, tots els empleats poden participar en aquest estudi, responent remotament a preguntes per analitzar la cultura organitzativa actual. Els màxims responsables responen a preguntes addicionals que ajuden a determinar la cultura organitzativa preferida que els agradaria veure a la seva empresa d'aquí a dos a tres anys. Totes les respostes són processades per un ordinador, cosa que permet als experts i estrategs en oficines elaborar conclusions i recomanacions individuals per al client. Per exemple, comparar les cultures actuals i les preferides us pot ajudar a entendre quina direcció voleu moure i quins canvis s’han d’implementar a l’oficina per aconseguir els resultats desitjats sense provocar rebuig i resistència per part del personal.
Entenc correctament que els resultats de l’estudi de la cultura organitzativa constitueixen la base dels termes de referència per al disseny de l’oficina? Els clients han d’aportar alguna cosa més?
- Sí, el resultat de l’estudi és un informe detallat, que és un resum de disseny, un termini de referència detallat per a la creació d’una futura oficina amb exemples de solucions espacials que donin suport a la cultura organitzativa preferida de l’empresa estudiada. Però vaig parlar només d’una eina, tot i que fonamental. A més de la cultura organitzativa, és important entendre altres característiques individuals de l’organització: estils de treball existents, tipus d’interacció entre departaments i empleats, estadístiques sobre l’ús de llocs de treball i llocs comuns, satisfacció personal amb l’espai de treball actual, etc. Hi ha investigacions addicionals per ajudar les empreses a identificar totes aquestes funcions.
En conclusió, voldria destacar una vegada més que cada empresa, quan dissenya una nova oficina o realitza reformes en una oficina existent, ha d’analitzar acuradament a si mateixa i les seves necessitats. És possible que aquesta organització no necessiti canviar al treball àgil o basat en activitats. Ningú no té la tasca de seguir la moda o estar de moda, la nostra responsabilitat és crear l’espai adequat que augmenti la productivitat, la satisfacció i el compromís dels empleats. Al cap i a la fi, les persones són el principal actiu de qualsevol empresa.
